Le 5 soft skills per fare gli organizzatori di eventi

Tenere le fila di un evento – progettarlo, organizzarlo e realizzarlo – è in genere una faccenda molto complessa, e affinché ogni tassello del puzzle sia al proprio posto quando scatta l’ora X sono necessarie competenze specifiche. Fra queste ce ne sono alcune che possono sì essere affinate con il tempo e con il mestiere, ma che fanno prima di tutto parte del bagaglio personale di ognuno.

Sono le cosiddette soft skills, cioè le competenze “intangibili” che definiscono i talenti individuali e l’attitudine al mestiere. Ecco, riportate da Zkipster, le 5 principali.

Organizzazione e affidabilità
Sembra scontato, ma non lo è: la prima competenza necessaria per organizzare eventi è proprio la capacità organizzativa. Nessuno realizza un evento di business di livello professionale senza il supporto di un team, grande o piccolo che sia. Quindi sapere organizzare un team di lavoro e/o sapersi organizzare all’interno di un team di lavoro, dimostrandosi affidabili e guadagnandosi la fiducia e la stima dei colleghi, è un aspetto imprescindibile. Non importa il ruolo che si ricopre: l’importante è essere efficaci nel proprio compito, sapersi dare le giuste priorità e assicurarsi che tutto ciò che deve essere fatto sia fatto nei tempi e nei modi corretti.

Gestione dello stress
Organizzare eventi è un lavoro stressante. Chi lo fa come professione deve essere in grado di gestire il proprio stress per non crollare alla prima situazione difficile o al primo imprevisto. Ma poi, non meno importante, deve saper gestire anche la tensione di chi gli sta intorno: che sia un partecipante scontento, un cliente preoccupato o un collaboratore ansioso, la capacità di rassicurare e placare gli animi è indispensabile.

Empatia
È direttamente collegata al punto precedente. L’organizzatore empatico è quello che anche nei momenti più difficili e frenetici riesce a dare la precedenza alle esigenze di ospiti e clienti rispetto alle proprie. Mostrare comprensione per le problematiche altrui – e trovarne le soluzioni – quando ci si trova nell’occhio del ciclone e ci si vorrebbe dedicare invece alle proprie priorità del momento è uno degli aspetti che fa la differenza agli occhi del cliente.

Attenzione al dettaglio
In un evento niente accade per caso. Tutto è pianificato prima e per tempo, e il livello di attenzione al dettaglio che l’organizzatore esprime è la cartina di tornasole della sua professionalità. Non è solo un fatto “logistico”, cioè di attenzione a tutte le piccole cose che distinguono un evento bene organizzato da uno raffazzonato, ma è anche una questione di visione globale: l’organizzatore attento è quello che in ogni momento sa tutto quello che succede ed è sempre aggiornato sullo stato di avanzamento dei lavori in tutti gli ambiti dell’evento, anche quelli di dettaglio.

Flessibilità
È una delle soft skill più importanti, perché consente di trovare soluzioni alle situazioni impreviste. Pur con tutta l’attenzione al dettaglio, negli eventi l’imprevisto è sempre dietro l’angolo, e il piano B è l’arma vincente dell’organizzatore. Quanto maggiori sono la flessibilità e la capacità di adattamento di chi tiene le fila dell’evento, tanto più veloce ed efficace sarà la soluzione del problema.